PANAMA IMPLEMENTA SISTEMA PARA EL RESGUARDO PRIVADO DE LA INFORMACIÓN DE BENEFICIARIOS FINALES DE ENTIDADES JURIDICAS
Mediante Ley No.129 de 17 de Marzo de 2020, (la “Ley”) se ha trasladado a la Superintendencia de Sujetos No Financieros (la “Superintendencia”) la custodia de la información sobre la identidad de los Beneficiarios Finales de personas jurídicas existentes bajo las leyes de la República de Panamá. Antes de adoptada la Ley ya existía la obligación por parte de los Agentes Residentes de identificar a los Beneficiarios Finales de todas las entidades para las cuales prestaban sus servicios.
La Superintendencia conservará la información en una base de datos de acceso restringido. Solo las entidades públicas de investigación panameña expresamente autorizadas por la Ley, a saber, la Unidad de Análisis Financiero, el Ministerio Público, el Ministerio de Economía y Finanzas, la Superintendencia de Bancos, y la Superintendencia del Mercado de Valores, podrán solicitar a la Superintendencia conocer la información sobre los Beneficiarios Finales siempre que se presente una solicitud formal por razón de casos específicos en procesos de investigación de delitos de blanqueo de capitales, financiamiento de terrorismo y armas de destrucción masiva, o de asistencias en virtud de tratados o convenios internacionales suscritos por Panamá.
La Superintendencia solo ejercerá la función de custodia, conservación y acceso de la información que reciba de los Agentes Residentes, de manera que no realiza funciones de investigación, ni permitirá que terceros tengan acceso a dicha información.
Además, la Ley prohíbe la adopción de medidas cautelares o de diligencias exhibitorias en casos de procesos judiciales entre particulares, por lo que un tercero no podrá tener acceso, ni obtener dicha información, como resultado de disputas legales.
El sistema está concebido para que sean los Agentes Residentes quienes alimenten directamente la información a la base de datos de la Superintendencia, con la siguiente información mínima sobre los Beneficiarios Finales, la cual ha debido recabar durante su proceso de debida diligencia y que tienen que conservar en sus archivos, así como la actualización de la misma: (i) nombre completo; (ii) número del documento de identificación personal; (iii) fecha de nacimiento; (iv) dirección; (v) fecha desde que se tiene la condición de Beneficiario Final de la entidad; vi) actividad principal de la persona jurídica.
Dicha información deberá ser alimentada en el sistema dentro de un término máximo de 30 días hábiles siguientes a la constitución de la persona jurídica, la designación de un nuevo agente residente, o desde que se produzca algún cambio en la información previamente registrada. El Agente Residente está en obligación de renunciar si el cliente no le suministra la información que le requiera para completar su debida diligencia dentro del plazo antes indicado.
La Ley tipifica como Beneficiario Final de una entidad, en términos generales, a la persona o personas naturales que, directa o indirectamente, posean o controlen el 25% o más de las acciones o derechos de voto en la persona jurídica, o quien posea, controle y/o ejerza influencia significativa sobre la relación de cuenta, relación contractual y/o de negocios, o la persona natural en cuyo nombre o beneficio se realice una transacción, lo cual incluye, también, a las personas naturales que ejercen control final sobre una persona jurídica.
A partir de la promulgación de la Ley, los Agentes Residentes tendrán un plazo de 6 meses a partir de la fecha en que la Superintendencia comunique que se encuentra habilitada la base de datos para alimentar la información requerida por dicha Ley.
Con la adopción de esta legislación, Panamá implementa una plataforma tecnológica ya utilizada y probada por otros países competidores, lo que nos pone a la vanguardia con las nuevas tendencias de transparencia corporativa que brindan un adecuado balance entre el deber de conocer, y evitar abusos del sistema corporativo, manteniendo un alto grado de confidencialidad para quienes utilicen las personas jurídicas para fines comerciales, sucesorios o de planificación patrimonial que no sean ilegales.
A fin de actualizar la información de los beneficiarios finales de su entidad le hacemos llegar el formulario adjunto el cual debe ser completado y enviado al correo oficialdecumplimiento@aramolaw.com lo antes posible.
“Presionar aquí para descargar formulario”
https://mcusercontent.com/ebaf3f930255d9332dbee98e5/files/33bed0fa-e96b-460f-a177-ce38bcceee13/Formulario_Declaracion_de_Beneficiario_Final_2020.docx
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PANAMA IMPLEMENTS SYSTEM TO PROTECT THE PRIVATE INFORMATION OF ULTIMATE BENEFICIARIES OF LEGAL ENTITIES
Through Law No. 129 of March 17, 2020, (hereinafter “the Law”) it has been approved the transfer of the custody of the information on the identity of the Ultimate Beneficial Owners of legal entities in Panama to the Superintendence of Non-Financial Subjects (hereinafter “Superintendence”). The obligation on the part of the Registered Agents to identify the ultimate beneficiaries of all the entities for which they provided their services was already in place before the Law was adopted.
The Superintendence must keep the information in a restricted access database. Only Panamanian public investigation entities expressly authorized by the Law, namely the Financial Analysis Unit, the Public Ministry, the Ministry of Economy and Finance, the Superintendence of Banks and the Superintendence of the Securities Market, may request the Superintendence information about the Ultimate Beneficiaries through the submission of a formal request related to specific cases within investigative processes related to money laundering, terrorist financing and the financing of proliferation of weapons of mass destruction, or of assistance under treaties or international agreements signed by Panama.
The Superintendence shall only exercise custody, conservation and access functions of the information it receives from the Registered Agents and it is not allowed to carry out investigative functions, nor will it allow third parties to have access to said information.
In addition, the Law prohibits the adoption of precautionary or discovery measures in cases of judicial proceedings between individuals, so that a third party may not have access or obtain such information as a result of legal disputes.
The system is designed so that the Registered Agents directly files the information in the Superintendence database with the following minimum information on the Ultimate Beneficiaries, which they must have collected during their due diligence process and which they must keep in their files along with updates: (i) full name; (ii) personal identification document number; (iii) date of birth; (iv) address; (v) date as of having the condition of Ultimate Beneficial Owner of the entity; vi) main activity.
Information must be filed into the system within 30 business days following the constitution of the entity, the date a new registered agent is appointed, or since the change in the previously registered information occurred. The Registered Agent is obliged to resign if the client does not provide the information required to complete its due diligence process and from which the Registered Agent shall obtain the information with which the Superintendence database must be fed.
The law defines as the Ultimate Beneficial Owner of an entity, in general terms, the person or individuals who, directly or indirectly, own or control 25% or more of the shares or voting rights in the legal person, or whoever owns, control and/or exercise significant influence over the account relationship, contractual and/or business relationship or the natural person in whose name or benefit a transaction is made, which also includes natural persons who exercise final control over a legal person.
Registered Agents must complete the filings at the database of the Superintendence of all their clients within a period of 6 months from the date on which the Superintendence has informed them that the database is enabled for access.
With the adoption of this legislation, Panamá implements a technological platform already used and tested by other competing countries, which puts us at the forefront of new corporate trends providing an adequate balance between the duty to know the client while avoiding abuses of the corporate system and maintaining a high degree of confidentiality for those who use legal persons for commercial, inheritance and estate planning purposes that are not contrary to the law.
In order to update the information of the ultimate beneficial owner (s) of your entity, please find attached a form that must be completed and sent to oficialdecumplimiento@aramolaw.com as soon as possible.
“Please click here to download form”